ChatGPT 一鍵把資料依照指示放到不同的工作表,這招一定要學

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

如果你有一份 Excel 檔案裡面有超多資料,你想要按照其中一個欄位當作條件,並且替這個欄位裡面相同的內容都創建一個工作表該怎麼做呢?

在 Mac 的 Numbers 裡面可以透過分類的方式來達成,但是這只能夠幫你分類,如果要把相同的內容放到不同的工作表中,還是要手動建立工作表,然後剪下、貼上。

但是這些工作現在通通都可以丟給 ChatGPT 來完成,今天我就來跟大家分享要如何透過 ChatGPT 自動化建立不同工作表並且把資料都整理好。

我想要 ChatGPT 幫我做什麼?

直接以公開資訊觀測站中下載的「111 年度台灣上市櫃公司薪資狀況」這個表來舉例好了。

你可以看到這個表中包含了所有產業別的資料,而且全部都在同一張工作表中。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

我現在想希望不同的產業類別可以放在一個單獨的工作表,像是這個樣子。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

點進去光電業的工作表,裡面就只有屬於光電業的公司,點進去半導體產業的工作表,裡面就只有半導體產業的公司….以此類推。

這就是我的需求,再來我們看看如何透過 ChatGPT 來完成。

用 ChatGPT 完成 Excel 表格、資料自動化工作

首先我們必須要先確保這個表格式 Excel,因為像我上面下載的來的資料原始格式是 csv 檔案。

準備 xlsx 的資料檔案

如果你是用 Mac 的 Numbers,就可以透過 Numbers 轉檔案成 xlsx,還不知道怎麼用的參考《Numbers 教學:Numbers 轉 Excel .xlsx 格式的 2 個技巧教學》這篇文章。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

使用 ChatGPT Plus 的 Code Interpreter 功能整理資料

接著開啟 ChatGPT,你必須要有 Plus 的會員資格,因為你才可以使用 GPT-4 的 Code Interpreter 功能。

開啟 Code Interpreter 的教學我有另外寫一篇 《ChatGPT 開放 Code Interpreter 新功能,上傳檔案讓 AI 幫你分析》,這裡面有教。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

開啟並選擇 Code Interpreter 功能以後,你會在下面看到一個 + 的符號,在這裡把你剛剛做好的 xlsx 檔案傳上去。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

再來就是把我的指令寫進去,按照上面提到的要求,我就先請 ChatGPT 分門別類,然後把產業類別丟到同一個檔案中。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

按下送出後,ChatGPT 會和你曉以大義,解釋你的問題, 確保 ChatGPT 沒有理解錯誤。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

你也可以打開「Show Work」這個隱藏的下拉選單,裡面會有 ChatGPT 在執行這個過程中的所有步驟。

ChatGPT 洋洋灑灑講了一大堆以後,才說接著要開始進行我所要求的分類並且分不同工作表。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

而且大家還記得嗎?我有跟他說要變成一份新的檔案,所以他最後也提供可以下載的位置給我。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

檢視 ChatGPT Plus 快速產生自動化 Excel 報表

最後我們把檔案下載下來,開啟以後就是讓我覺得很不一地的地方,因為所有內容都按照我所要求的做到了。

包含我所要求,不同的產業類別放在不同的工作表,就連工作表都創建好了。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

每一個工作表裡面都只會有那個產業別的公司資料,看起來就相當整齊,要找資料也很好找。

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

ChatGPT Plus Code Interpreter 整理資料 應用

這樣子其實就完成我這次的需求,把 Excel 裡面一堆資料好好依照工作表的分類整理起來,無論是單純檢視資料、找資料的時候,都可以比較容易閱讀,比較方便。

或是你有其他的需求也都可以直接對 ChatGPT 下指令,他都會盡可能滿足你,當然如果真的是太複雜的內容就沒辦法了。

ChatGPT Plus 的 Code Interpreter 應用:總結

老實說我不知道要把資料轉成一個一個工作表的話,在 Excel 或是 Numbers 有沒有內建的方法可以操作,或許有也不定。

但是在我不知道有沒有的情況下,直接就問 ChatGPT 並且搭配 Code Interpreter 這個進階功能,然後把檔案丟上去,他就會開始進行分析、透過自動化程式的方式來處理你的檔案。

而且想要什麼樣的需求跟 ChatGPT 說就可以了,我覺得搭配 Code Interpreter 使用起來真的方便很多。

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