公司每天開那麼多會，真正留下多少知識？Plaud Team 想把對話變成團隊資產

在公司裡，很多重要資訊其實不是寫在正式文件裡，而是藏在每天的對話中。

例如業務和客戶開會時，客戶可能會提到「預算不是問題，但內部採購流程很長」、「目前最在意的是導入後誰負責維護」、「上一套系統失敗，是因為教育訓練沒有做好」。這些話看起來只是會議中的幾句補充，但往往會影響後續提案方向、報價策略與成交機率。

專案團隊也是一樣。PM 在會議中可能確認了要先做 A、暫時不做 B，設計師補充了使用者痛點，工程師提醒某項需求會影響開發時程。這些內容如果沒有完整留下，幾天後大家可能只記得「要改版」，卻忘了當初為什麼這樣決定。

更常見的是交接問題。新同事加入專案時，只拿到幾份簡報、幾則 Slack 訊息或一份簡短會議紀錄，但真正的討論脈絡、客戶語氣、決策背景與踩過的坑，很多都只能靠資深同事再講一次，甚至隨著前同事忘記交接而煙消雲散。

久而久之，公司每天產生大量對話，卻只有少部分真的變成可搜尋、可交接、可再次利用的知識資產。

『資訊不是沒有產生，而是沒有被好好留下。』

透過 Plaud Team 搭配 Plaud 的錄音工具，這些原本可能隨著會議結束而消失的內容，可以被記錄、轉錄、摘要，並在需要時分享給團隊，讓每一次會議、訪談與客戶交流，都有機會成為公司持續累積的資產。

從個人 AI 錄音工具，延伸成團隊使用的 Plaud Team

個人使用的 Plaud

之前我們介紹過，Plaud 可以透過 Plaud Note Pro、Plaud NotePin 或 Plaud Desktop，記錄實體會議、電話、線上會議與日常對話，再由 AI 產生逐字稿、摘要與待辦事項。

我只要完成錄音，後續的轉錄與整理就能交給 AI 處理，省下人工重新聽錄音、整理重點的時間。個人版主要是幫助自己保存資訊、整理筆記；Plaud Team 則把這套使用方式延伸到公司與團隊。

▼ 透過 Plaud 快速整理會議、錄音結果與重點

▼ 甚至連台語都可以轉錄

團隊使用的 Plaud Team

就像上面提到的，Plaud Team 最大的目標圍繞在「團隊、企業知識的共享與延續」，不要讓重要的會議、對話內容因為人員因素而卡在某人身上、不要讓決策的邏輯無法被一直傳承下去。

因此，Plaud Team 真正新增的價值主要有兩項：

• 讓重要知識更容易在團隊內共享與傳承
• 讓公司集中管理成員、授權與裝置

▼ 透過 Plaud Team 讓團隊共享彼此的資訊

對一般使用者來說，Plaud Team 的錄音、轉錄、摘要模板、Ask Plaud、AutoFlow、分享與匯出功能，和個人版沒有太大差別。（Plaud Team支持無限轉錄，每日最高 24 小時）

因此，Plaud Team 並不是另一套完全不同的錄音系統，而是讓公司把原本由個人使用的 AI 錄音工具，變成兼顧團隊協作與企業管理的 AI 對話智慧平台。

加入 Plaud Team 後，多一個 Team Workspace

私人空間與團隊空間分開管理

每個 Plaud 帳號原本都有私人空間；被邀請加入 Plaud Team 後，帳號內會再多出一個 Team Workspace，使用者可以在兩個空間之間切換。

▼ 你會有自己私人的空間，也有團隊的空間

加入 Team 後不需要重新學習另一套系統，原本的錄音、自動上傳、轉錄、摘要與 Ask Plaud 等功能，在團隊空間裡仍然照原本方式使用。

差別在於錄音結果會被存到哪個空間。

兩個空間的內容不會直接互通

以我的 Plaud Note 為例，如果裝置綁定在 Team Workspace，錄音完成後，內容就會自動上傳到團隊空間；切換回私人空間後，則看不到這份錄音。

▼ 左邊是個人空間的內容，右邊是 Team 空間的內容

這種設計有好有壞。如果不小心用綁定私人空間的裝置錄製公司會議，檔案無法直接移到 Team Workspace，只能先匯出，再手動上傳。

但好處是私人與公司內容不會混在一起。未來即使退出 Team，私人空間裡的資料也不會受到影響。而且，即使錄音已經進入 Team Workspace，也不代表整個團隊會立刻看到，仍然保有一定的隱私。

從一場會議，開始把錄音變成團隊可再利用的資產

假設我今天和廠商進行品牌合作會議，並使用綁定在 Team Workspace 的 Plaud Note 錄音。

從錄音到摘要一條龍完成

會議結束後，錄音會自動上傳，系統再依照內容產生逐字稿與 AI 摘要。使用者可以查看完整對話，也能直接閱讀整理後的會議重點。

▼ 會議結束，Plaud 會把轉錄、摘要一條龍搞定

直接問，省下自己找答案的時間

如果會議內容很多，不想重新閱讀整份逐字稿，也可以透過 Ask Plaud，針對目前開啟的錄音提問，例如：

• 這次合作案最後確認的文章方向是什麼？
• 廠商有哪些內容要求？
• 有哪些資料需要後續補充？
• 這場會議確認的交稿時間是什麼？

▼ 透過 Ask 可以在眾多資訊中快速找到答案

這項功能的價值就是省時、省力，而且還可以驗證。我不只是讓「AI 幫忙寫摘要」，更可以直接從不同的會議記錄中，找出目前真正需要的資訊，甚至直接叫他告訴我這段對話出現在哪裡，我可以確認是不是真的。

同事沒參加會議，也能快速掌握狀況

如果後續有其他同事加入協作，或當天無法參加會議，我可以直接把已完成轉錄與摘要的檔案分享出去，讓他們查看會議重點、待辦事項與完整內容。

像我身在一個不到 10 人的小團隊，每個人都有自己的工作方向，不需要為了避免資訊落差，就把所有人都拉進同一場會議。

真正需要溝通的人先完成會議，再把內容分享給負責撰文、社群或審稿的成員。

▼ 直接把會議重點分享給 Team 成員

其他人有需要時再自行查看，不必占用所有人的時間都綁在會議室，其他什麼事都不能做。

▼ 收到邀請的成員就可以了解會議全貌

這就是我所說的，讓對話與會議內容成為公司可以不斷再利用的資產。它不只省下整理時間，也能減少不必要的會議參與，同時避免沒有出席的人完全失去資訊。

內容預設只有本人可見

Plaud Team 採用「預設私密、需要時再分享」的設計。即使錄音已經存放在 Team Workspace，錄音、逐字稿與摘要預設仍只有錄音者本人可以查看，其他成員與管理員都不能直接開啟。

簡單來說，Team 空間不是一個大池子，每個人錄音的內容都丟進來；反而比較像是讓彼此有連結，但成員之間仍必須主動分享，再指定哪些 Team 成員可以讀取內容。

▼ 左邊和右邊是不同成員的 Team 空間，彼此內容必非直接共用

這樣的設計建立了明確界線：公司可以提供工具與團隊空間，但不代表主管可以任意查看員工的每一場錄音。哪些內容要成為團隊資訊，仍由錄音者決定。

公司可以統一分配 Seat，也能管理成員與裝置

接著從管理者角度來看，Plaud Team 可以讓公司集中購買方案、分配 seat，並從後台查看總名額、目前使用者與剩餘席位。

▼ 管理階層可以訂閱、指定席位

新員工加入時，管理者可以邀請成員並分配名額；有人離職、轉調或不再需要使用時，也能收回 seat，再分配給其他人。

▼ 可以直接了解目前有哪些人屬於 Team 成員，並設定權限

公司也能統一查看 Plaud 裝置的綁定與使用狀態，不必讓每台裝置都由員工各自處理。

▼ 可以了解公司資產的 Plaud 裝置有哪些、誰在用

這也是 Plaud Team 和個人版最大的差別：員工仍照原本方式錄音與整理，公司則在背後管理授權、成員與裝置，做到「使用者方便，管理者也輕鬆」。

管理員可以限制內容只能在 Team 內分享

除了管理使用者與裝置，Plaud Team 也能限制資料的分享範圍。

如果公司允許對外分享，成員可以將內容傳給 Team Workspace 以外的人；如果管理者關閉這項功能，錄音、逐字稿與摘要就只能分享給同一個 Team 裡的成員。

▼ Plaud Team 可以設定不開放分享資訊給 Team 成員以外的人

對於涉及客戶資料、內部決策或未公開合作內容的公司來說，這項功能可以降低資料被誤傳到外部的風險。

員工離開 Team 前，重要內容要先完成交接

當成員退出 Plaud Team，或公司移除他的 seat 後，尚未分享的資料會被清除。如果員工曾錄下重要的客戶會議或專案討論，卻沒有在離職前分享，公司就可能失去這些內容。

▼ 即便成員從 Team 團隊離開、席位被收回，也不會有隱私洩漏的問題

這是預設私密所帶來的風險，但並非無法避免。公司正式導入前，可以先建立基本規則，例如哪些會議需要分享、專案結束後資料要交給誰，以及離職前必須確認哪些內容已完成交接。

有了這套流程，Plaud Team 不只降低資料保存與分享的門檻，也能協助公司建立更完整的知識交接方式。

資料存在哪裡？會不會被拿去訓練 AI？

錄音、逐字稿與摘要可能包含客戶資料、內部決策或未公開資訊，因此資料處理方式也是企業導入時的重要考量。

目前台灣使用者的資料會存放在 Amazon Web Services 位於新加坡的伺服器中。錄音、逐字稿與摘要原則上會持續保存，除非使用者自行刪除，或 Team seat 被移除。

Plaud 採用 OpenAI、Google 與 Microsoft 的 AI 服務處理轉錄與摘要，並透過企業 API 協議運作。

依照 Plaud 提供的資訊，相關企業 API 受到以下規範：

• 服務供應商回傳結果後，不保存、快取或記錄音訊、轉錄與提示內容。
• 資料不得用於訓練、微調、評估或改善 AI 模型。
• 錯誤與診斷系統也不保留相關資料。

搭配管理者限制對外分享的機制，比起讓員工各自選擇不同的錄音與 AI 工具，更容易建立一致的公司規範。

Plaud Team：讓員工方便用，也讓公司無形資產持續累積

實際使用後，我覺得 Plaud Team 最值得注意的地方，是它讓公司能以更簡單的方式，把原本適合個人使用的工具提供給整個團隊。

員工不需要改變太多使用習慣，公司則能統一管理 seat、成員、裝置與分享範圍。這種「管理端更完整、使用端幾乎無負擔」的設計，正是企業導入工具時很實際的需求。

Plaud Team 適合先從高會議密度、高客戶接觸，或經常出現資訊落差的團隊開始使用，例如業務、客戶成功、顧問、PM、媒體採訪與管理團隊。

如果使用後確實能減少不必要的會議、降低資訊遺漏，並讓專案交接更順，再逐步擴大到其他部門，會是比較合理的導入方式。

Plaud Team 不能保證公司說過的每一句話都會變成知識，但它至少提供了一個方法，讓那些原本可能在散會、離席，甚至過完一個紅綠燈後就逐漸模糊的內容，有機會真正留下來。

＊本文章內容含合作宣傳