iCloud協同作業,多人編輯同一份檔案,省去管理各種版本檔案的麻煩!

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想要多個人同時編輯一份文件有沒有可能?當然可以,利用iCloud搭配iWork軟體就能輕鬆的辦到了!透過 iCloud 讓多人協作檔案,可以同時編輯小組報告、製作一份試算表讓大家定期更新資料等等,比起用 email 把一堆檔案寄來寄去要方便得多,經常要團隊合作的部門非常適合這些功能!

iWork軟體上的多人協作

在Pages、Numbers、Keynote這些iWork軟體上,都能直接使用協作功能來進行多人同時編輯,而且可以在檔案上看到直接的改變,不需要一直從雲端下載,然後還要刪掉舊的檔案那麼麻煩。想像一下,一份檔案兩個組員同時新增了資料上去,負責整合的人員還要比對兩份資料的不同之處,工作的時間都浪費在這些事情上面了。

協作這項功能我目前認為最方便是使用在Keynote上,因為簡報的編輯比較需要分工合作,每個人編輯一個章節還滿有效率的。
Numbers 的便利性則是多個人同時可以查看一份報表,或是一起新增一些數字上去,或是拿來做一些共用的連結分類整理也方便的。Pages的協作則是適合用於校稿或內容修訂,多人同時編輯的話會有點亂。

如何開啟 iWork 協作的功能

打開iWork軟體後,會在右上角看到一個人頭的圖案,點一下。

點一下後,會出現多種共享方式,選擇其中一種你要共享的方式後,按一下右下角的「共享」。

開始共享後,人像的圖示會變為綠色且有一個打勾的符號,這樣就完成共享了。點進去後可以進行設定共享人的權限,可以設定為「可進行更動」或「僅限檢視」,當你想收回對方編輯還有觀看的權限時,也能「移除權限」。

 

備忘錄也能共享,作為公佈欄也很方便

內建的備忘錄也提供共享協作的功能,共享的備忘錄建議可以當作公布欄的作用,無論是在家裡或者工作,如果有一些瑣碎的小事要公告或有待辦事項,就能利用備忘錄,而且大家還可以同時新增項目,也可以利用檢查表的功能,把已完成的事打勾。

用備忘錄作為公佈欄也不怕像在群組裡傳訊息一樣,一下就被洗版掉了,還滿方便的。

延伸閱讀:Mac 備忘錄活用術教學文章

沒有Mac?與Windows使用者一樣可以協作!

如果同事或朋友不是用Mac,先別急著叫他把電腦換掉(能換成Mac當然是最好啦),這時候我們可以先利用線上版iCloud的功能,只要登入「icloud.com」就能在瀏覽器上使用iCloud的功能,無論是iWork軟體或者是備忘錄,都能在線上版iCloud使用。

在瀏覽器中輸入「icloud.com」並前往,輸入Apple ID並登入。

進入後就能看到如圖的畫面,在這裡也能看到iWork套裝軟體還有備忘錄,而且可以免費使用。

在網頁版的iWork軟體跟Mac上沒什麼兩樣,不過可能會有部分的功能無法使用,但基本編輯都不影響。

 

利用第三方雲端節省你的iCloud空間

雖然iCloud Drive很方便沒錯,但畢竟iCloud只有提供你5GB的免費空間,像影片之類這種比較大的檔案,還是建議可以利用第三方雲端存放,例如:「Google Drive」、「Dropbox」。

我個人是會將一些需要共享的壓縮檔或影片丟到Google Drive,其他iWork的文件則是放在iCloud Drive就好。

這邊簡單整理一下iCloud空間的升級費率:

  • 50GB/月 NT$ 30
  • 200GB/月 NT$ 90
  • 1TB/月 NT$ 300
  • 2TB/月 NT$ 590

Google Drive則提供了15GB的免費空間,如果要升級的話,這邊簡單的整理了一下升級費率:

  • 100GB/月 NT$ 65
  • 1TB/月 NT$ 330
  • 2TB/月 NT$ 660
  • 10TB/月 NT$ 3300
  • 20TB/月 NT$ 6600
  • 30TB/月 NT$ 9900

Dropbox的基本空間則是提供了2GB的免費空間,但可以透過各種帳號的綁定,免費增加空間。如果要升級空間的話可選方案較少:

  • 1TB/月 US$9.99(約為NT$300)
  • 1TB/年 US$99.00(約為NT$2990)

以上簡單的整理了一下各家雲端空間的費率,可以參考一下哪家雲端空間使用起來較為划算,但建議大家還是要做好空間的分配,不要什麼東西都丟上iCloud Drive,這樣就不需要多花錢購買空間了。

介紹了這幾種利用iCloud進行協作的功能,下次要做報告或簡報時,不妨試試利用iWork軟體製作,不但可以多人進行編輯,還有許多比Office軟體更強的特效。在朋友與家庭之間也可以利用備忘錄作為公佈欄,隨時隨地,只要打開備忘錄就能看到家人或朋友要公佈的新鮮事,是不是很方便呢?

 

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