不要再用 LINE 談公事!防疫期間用職場專用通訊軟體 M+,更方便安全

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現在正值防疫期間,在家工作的需求大增,不過,不曉得企業主們都是用甚麼通訊軟體在聯絡呢?

過去以我經營蘋果仁的經驗,大多是使用 Email / LINE / Messenger 來聯絡工作,相信台灣職場的現況也都是如此。但其實這類的聊天軟體在工作上非常不便,不僅難以分割私人與工作訊息,公司裡的機密文件在 LINE 裡面傳來傳去,或是有人離職了卻忘記移出群組,種種不便總是讓人很不安心。

今天介紹的這款「M+ messenger」是台灣大哥大推出的「職場用即時通訊軟體」,針對職場需求打造;與 LINE/Messenger 等軟體比較後,確實更適合職場,也不如 Slack 等溝通軟體那樣難以上手,要求員工轉換的溝通成本非常低,推薦給各位企業主們!

用 M+ 管理公司通訊錄、手機就是分機

「M+」整合了公司內部通訊錄,在公司同仁的名字前,都會有小旗子標示區別,這樣即使有同名情況發生,公司裡的「Jason」也不會跟自己私人通訊錄裡的 Jason 混在一起;另外同仁也可以透過 M+ 企業通訊錄功能,搜尋關鍵字快速找到相關同事,不用再一個個去查分機存手機,沒有內網或是 Outlook 也可以快速查找。


▲ M+ 內建公司通訊錄,不用再拿自己的手機通訊錄管理同事資訊了。

過去我都是把公司同事輸入到 iPhone 的通訊錄,但這樣一來就會跟自己的私人朋友等名單混在一起,而且當我要找別部門的同事時,還要連到公司內網的通訊錄,甚至跨部門打聽對方的聯繫方式…M+ 現在把公司通訊錄也整合到 App 裡,大大減低了溝通時「找人」的時間成本。

另外,當有人打電話到分機時,若桌機響三聲沒接可以自動轉到手機,M+的這個行動分機功能大大降低「不好意思他現在不在位子上喔」的機率,如果公司不打算每一個人都建置桌機系統,M+ 也可以將行動分機功能導入公司總機,直接把所有人的手機變成工作用的桌機。

比 LINE 更方便的群組功能

過去我用 LINE 和 Messenger 拉群聯絡公事,不過使用過 M+ 之後,確實感受到它專為職場設計的功能都相當貼心,像是:

讓相關人員自行加入,還可人工審核成員

過去在 LINE 上新增工作用群組,需要請同事把相關組員一個個邀請進來(如果碰到沒人有加好友的跨部門同事,這件事就變得很麻煩了…),而且 LINE 是任何人都可以邀請他人進入群組,也難以控管同事邀請進來的人是否真的需要在群組內。

但在 M+,建立群組後可以設定是否「開放搜尋」,這樣就可以發一個公告或 Email 請相關人員自行加入;群組管理員也可以設定是否要讓他人自由加入,或是設定密碼、人工審核等,避免無關人士誤加:

相信大家在工作時,應該都碰過那種「蛤~跟我無關幹嘛拉我進那個群組啊?」或者是「XXX 怎麼拉那個 OOO 進來啊?」這種狀況吧!在 M+ 中就可以避免這種狀況發生。

「誰未讀」一目瞭然

M+ 群組還有一個「訊息未讀成員」清單,在交派工作時就可以看到誰還未讀這則訊息;先前在 LINE 討論工作時,有碰過主管說「請每一位發表意見」,但偏偏 20 個人的群組只有 18 個已讀,剩下的那兩個人到底是誰還抓不出來…

有了「未讀清單」的功能後,就可以直接提醒那個還沒看訊息的人了。

文件加密浮水印

就是「圖片浮水印功能」,在 M+ 裡面傳送的圖片或文件可以選擇加上加密浮水印,這樣就不用擔心資料外流;就算真的用截圖或翻拍等方式外流,透過浮水印編碼也可以追蹤圖片出處,維護公司機密文件;而企業也可選擇開啟強制浮水印,也就是說,每一張圖片皆會壓上浮水印,強制保障公司資安。

日常工作的貼心小設計

除了群組功能強化以外,M+ 還有一些設計也非常方便,像是:

訊息答錄機:沒回同事訊息也不失禮

有時公司同事不曉得你剛好出差或休假,但在家裡又不想回公司訊息…這時就可以設定訊息答錄機,設定指定時段與訊息,當同仁聯絡你時就會看到答錄機內容,立即了解情況又不會因為不回對方而失禮。

預約訊息傳送

這個功能我也覺得相當貼心,像是下圖是我經常苦惱的一個情境,半夜把簡報寄給同事,明天九點開會就要用了,但又不好意思在大半夜傳訊息給他要求補足資料,所以就設定一個早上八點的「預約訊息」去提醒:

另一個好用的情境是,大半夜完成簡報,但又不敢傳給主管的話,一樣可以用預約訊息設定一早傳給他。

公司公告方便查詢

用 LINE 發公告的一大缺點,是訊息馬上就會被洗掉,即便設為公告也還是要一直提醒大家「記得去看置頂公告」,非常不方便;而 M+ 本身具有企業帳號,企業帳號內就包含所有員工,企業管理者可從後台發訊,讓每一位同仁都可以在第一時間用手機得知重要公告訊息、圖片或檔案,另外,可將公告存在企業佈告欄中,資訊會一直保留,新進人員也可以查看先前的公告。

視訊通話功能當然也有

在家辦公期間,視訊會議的需求大幅增加,M+ 自然也有這樣的功能!支援同時最高 30 人在線會議,其他如投影片分享、畫面切換等功能自然也都支援。

不僅如此,視訊結束後的側錄影像資料會儲存在台灣大哥大機房,且他們的機房曾獲得多項國際級的資安認證。像金融保險業者若因為疫情關係,不便與被保險人面對面確認相關個資,就可以使用 M+ 透過鏡頭觀察被保險人,視訊結束後再由業者自行將於機房儲存的影像檔案抓取至自己的資料庫內;整個流程也不會經過業務個人裝置,不僅方便也保障了資訊安全。

在 ZOOM 爆出資安疑慮的時候,企業如果想要找方便上手、本土廠商開發的視訊會議軟體,M+ 也是一個選擇!

該有的通訊功能,M+ 都沒少

當然,LINE 作為聊天軟體是很好用的,但是在溝通上該有的功能,M+ 也都有:

可以回覆單則訊息

針對某一則訊息回覆,避免群組裡七嘴八舌、不知道你在回誰。

PC版、網頁版都支援

所有的對話、資料、通訊,都會同步到網頁版,無須安裝在電腦,只要在網頁版上登入即可使用。

除了上面講的「專為職場打造」功能以外,M+ 還有發紅包啊、一對一付款、API 串接、CRM 系統等等功能,但相信就上面的群組功能、文件浮水印、群組未讀清單、訊息答錄機等等,就已經非常吸引職場工作者了!

評論:職場工作真的不要再用聊天軟體了

職場溝通跟日常聊天很不一樣,有很多細節真的是在「工作上」才會碰到的,用 LINE 和 Messenger 來談公事真的是一大陋習,對員工來說不方便、對企業主來說也不安全。

舉例來講,員工不敢在晚上敲老闆、LINE 裡面混雜了公事群組、私人聊天群組,訊息每天都是上百則,很容易就會「掉球」。

對員工來說,用 M+ 把公司的通訊跟 LINE 等聊天軟體分開,一來可以公私分明,二來還整合了分機、企業通訊錄等等,員工操作、訊息管道更集中,相對的也減低了企業的溝通成本。

對企業主來說也是如此,群組還保留著離職員工、被亂拉的閒雜人等、沒被上浮水印的文件四處流傳…這些問題一直以來都存在,真的還要用 LINE 或 Messenger 來工作嗎?

M+ 是台灣大哥大根據本土企業的職場習慣設計,而且對台灣公司來說,支援與客服也比外國服務更方便,相信絕對會是工作上比 LINE、Messenger(更別提 WeChat)更好的選擇,推薦給各位企業主們參考!